Está llamada a relegar el papel a un segundo plano. Muy poco a poco su implantación empieza a ganar adeptos entre pymes y autónomos. La velocidad en el envío, el ahorro de costes y una mayor eficacia y control al gestionar la empresa son tres de sus argumentos para convencer a todos. Y tú, ¿a qué esperas?

Claudio M. Nóvoa

En agosto de este año la factura electrónica ya será obligatoria para las grandes firmas en su relación con la Administración central; el resto, mientras, tendrá hasta febrero de 2011 para adaptarse a esta herramienta digital, adelanta Julián Inza, presidente de Albalia Interactiva. Y es que, a pesar de sus beneficios contrastados, este modelo de facturación aún no goza de una presencia masiva, sobre todo entre las pymes.

Martín Pérez, presidente de la Asociación Multisectorial de Empresas Españolas de Electrónica y Comunicaciones (Asimelec), considera que se trata de una situación lógica, "como corresponde a una nueva forma de trabajar, que se irá implantando de forma progresiva".

A esto, se suma el enorme desconocimiento que los emprendedores poseen acerca de qué es la factura electrónica, los diferentes formatos o los sistemas para integrarla en su organización, como advierte el director general de la Fundación para el Desarrollo Infotecnológico de Empresas y Sociedad (Fundetec), Alfonso Arbaiza.

Unos interrogantes que iremos resolviendo a lo largo de este reportaje con la ayuda de varios expertos en la materia. Y todo ello con un único objetivo: que digas adiós al papel.

Delegar o no a terceros
Como primer paso, hay que saber en qué consiste el proceso, que se resume en la transmisión de facturas o documentos análogos por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un PC a otro); estos se firmarán de manera digital con certificados cualificados, con idéntica validez legal que las facturas en papel.

Después, deberás tomar la decicisión de si encargarte de esta tarea tú mismo o delegarla en terceros. Si optas por lo primero, Arbaiza lanza el mensaje de su sencillez. "Casi todos los programas de gestión y de contabilidad cuentan con un módulo de facturación electrónica. El único trámite aquí sería conseguir un certificado para firmar", asegura.

Además, desde entidades privadas y públicas se están lanzando iniciativas orientadas a facilitar el uso de la factura electrónica. En concreto, el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, a través de www.facturae.es, ha desarrollado una aplicación gratuita con software abierto que permite generar facturas de forma sencilla. Un programa especialmente pensado para pymes, micropymes y trabajadores autónomos.

Factura tú mismo
Si uno asume internamente la facturación electrónica -sin subcontratarla-, tiene a su disposición varias fórmulas que, según su grado de complejidad, son:

• Lo más sencillo. Firmar un correo electrónico (o un documento con formato Word, Excel, Acrobat) y enviarlo con los datos de la factura. Esta modalidad no es la más habitual ni la más beneficiosa, según los expertos consultados. "Es evidente que si el receptor tiene que teclear de nuevo los datos que llegan en un PDF, la eficiencia y rapidez que se le supone al sistema desaparecen", ilustra Inza.

• Fórmula intermedia. Consiste en emitir o recibir facturas desde una web con aplicaciones que permite crearlas de forma manual. Sebastián Muriel, director general de Red.es, señala que es un método asequible, pensado para aquéllos a los que les asusta una alternativa más compleja. También resulta interesante para pymes pequeñas, con un volumen de facturas pequeño, opina Xavier Puyol, responsable de Implantación y Proyectos EDI de la Asociación Española de Codificación Comercial (Aecoc).

• Lo más complejo (y completo). Se trata de integrar un módulo de facturación específico en los sistemas de gestión y financieros de la empresa. Coinciden los expertos que es la fórmula ideal y con la que se obtienen las ventajas que se le atribuyen a la factura electrónica. Entre ellas, una mayor agilidad en los trámites, al estar los procesos automatizados.

Dejarlo en manos ajenas
Para los emprendedores que opten por la fórmula de delegar la facturación, existen herramientas colectivas impulsadas por entidades bancarias, operadores de telecomunicaciones o empresas de gestión informática, según afirma Pérez. Pero hay también que tener en cuenta que esta modalidad no exime de las responsabilidades legales que conlleva toda factura, por lo que tendrías que ser muy cuidadoso al elegir al proveedor. Las soluciones varían, según se subcontrate el proceso total o parcialmente:

• Comodidad máxima. En este caso, el emprendedor no tiene que preocuparse de nada, pues la plataforma se encargará de cumplir todos los requisitos operativos, legales y de cualquier otro tipo. Estos sistemas disponen de una conexión para que el usuario pueda introducir sus facturas. A partir de ese momento, se generará un formato específico de documento al que se le aplicará una firma electrónica.

• Una firma, por favor. En esta ocasión, el proveedor únicamente tiene que facilitar la firma, aunque también cabe la posibilidad de que ofrezca otros servicios complementarios, como la validación de la misma.

No hay dos sin tres
Al margen de estas dos fórmulas de externalización, existe lo que se conoce como autofactura. En esta opción, la responsable de elaborar la factura es la entidad receptora, que, normalmente, también la firma. Este tipo de operaciones es habitual en algunos sectores muy específicos, como el de los seguros. De este modo, la entidad aseguradora genera la factura, después de que el profesional al que ha contratado para solventar un siniestro le haya remitido los datos del trabajo realizado

Fernando Trías de Bes, consultor y escritor. Acaba de publicar el libro 'El libro negro del emprendedor'.

La pasada primavera publiqué “El libro negro del emprendedor” (Empresa Activa), un breve ensayo que tiene el objetivo de identificar los principales fallos que cometen los emprendedores y que, lamentablemente, muchas veces abocan a éstos al fracaso.
Lo cierto es que hoy día resulta poco popular ponerse a analizar por qué fracasa la gente. Las estanterías de libros de management están plagadas de lo contrario: de historias felices donde nos explican qué han hecho los grandes visionarios para alcanzar el éxito. Eso es lo que se lleva.
Esta corriente es atractiva y seguramente vende, pero no responde a la realidad. El ratio de supervivencia de nuevos emprendedores es todavía muy bajo. No hay fuentes definitivas, pero un directivo de la Fundación Cultural Banespyme de Banesto me dijo que estimaban que un 90-95% de los emprendedores fracasa antes del quinto año. En España se disuelven cada año cerca de diez mil sociedades, así que no podemos esconder más esta verdad.
Quise comprobar empíricamente la necesidad de abordar este tema, así que un día tecleé en Google “Factores Clave de Éxito” (así, entre comillas) y aparecieron 20.900 entradas. Luego probé con “Factores Clave de Fracaso” y sólo aparecieron… ¡2 entradas! Algo parecido sucedía en inglés (“Key Success Factors”: 636.000 entradas y “Key Failure Factors”, 119 entradas).
Que alguien explique esto: el 95% de los emprendedores fracasa y, en cambio, sólo el 0,02% de los textos de empresa se dedica a comprender por qué.
Además, pienso que un éxito es ya una oportunidad copada por otro y, por tanto, no reviste tanto sentido analizarlo. Sí, podremos aprender algo de los aciertos de un tercero, pero, como suele decirse, la medida del éxito es el éxito a tu medida. Lo que los emprendedores necesitan saber no es tanto qué es lo que han de hacer, sino qué es lo que han de evitar. ¿Cuáles son las piedras con las que tropieza la gran mayoría de personas que acometen un negocio?
Creo firmemente que una respuesta adecuada a esta difícil pregunta contribuirá a ayudar a mucha gente a la hora de emprender. Fue por eso que dediqué un año a entrevistar a multitud de emprendedores que hubiesen fracasado o llegado a situaciones verdaderamente críticas, y que estuviesen dispuestos a reconocer y compartir sus errores. Identifiqué un total de 14 Factores Clave de Fracaso, agrupados en 5 grandes áreas: la persona que emprende, la idea de negocio, los socios, el sector de actividad y la gestión del crecimiento.
Es para mí un privilegio que la revista “Emprendedores” se haya interesado por este ensayo. Juntos, hemos decidido abrir un espacio virtual donde, durante varias semanas, tendremos la oportunidad de debatir y profundizar sobre estos factores.
Si con ello se evita un solo fracaso, habrá valido la pena.

Consigue el impulso que necesita tu idea

Emprendemos Juntos es un programa del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio para, a través de la Dirección General de Política de la PYME (DGPYME), fomentar la iniciativa emprendedora, apoyar la creación de empresas, preferentemente innovadoras, y transmitir a los jóvenes la idea de que llevar a término una iniciativa propia, a través de una empresa, es un reto personal estimulante y una oportunidad de empleo.

En la aplicación del programa colaboran las administraciones autonómicas y locales organizando a través de diferentes entidades, el Día del Emprendedor en sus respectivos ámbitos territoriales. El “Día del Emprendedor” se concibe como un encuentro de alcance territorial en el que las personas emprendedoras y empresarias puedan compartir conocimientos, experiencias, tanto de éxito como de fracaso, escuchar testimonios de empresarios y participar en actividades encaminadas a potenciar la creación de empresas, su consolidación e internacionalización, a mejorar el nivel de competitividad y el uso de las nuevas tecnologías, a estimular el desarrollo de redes de trabajo conjunto entre los ámbitos académico y empresarial y a favorecer la colaboración empresarial.

Las entidades e instituciones que, promoviendo o patrocinando, participan en la puesta en marcha de estas jornadas harán un primer balance conjunto en un acto común al término de todas ellas.

Te animamos a emprender la búsqueda de tu Día del Emprendedor

Qüestionari: Sóc emprenedor?

Puntuacions:

Assigna a cada resposta A 4 punts, a cada B 3 punts, a cada C 2 punts i a cada D'1 punt

60 o més punts: Sens dubte disposes d'un gran potencial i el teu perfil s'assembla prou al de l'emprenedor que hem estat veient. Això no vol dir que ja tingues assegurat l'èxit però sens dubte a nivell personal parts d'una bona base. Continua treballant.

De 30 a 59 punts: En principi reunixes prou de les característiques adequades per a ser un bon emprenedor. No obstant hi ha certs punts en què distes un poc de ser-ho. Hauries d'analitzar els teus punts dèbils i marcar-te una sèrie d'accions concretes per a millorar-los en un termini determinat de temps.

Menys de 30 punts: Encara que en el teu perfil hi ha algun dels caràcters d'un emprenedor, en la majoria d'aspectes o t'assalta el dubte o et sents insegur. Intenta analitzar les raons de tot això i procura adquirir hàbits emprenedors si realment el que vols és portar avant la teua pròpia empresa.